Pour déposer des films le mieux est de prendre d'abord un contact téléphonique avec la Cinémathèque de Vendée (02 51 62 11 81) ou les Archives Départementales de Vendée et de convenir d'un rendez-vous.

Vous restez propriétaire des films déposés aux Archives Départementales de Vendée. Si vous souhaitez donner vos films il faut le faire auprès de la Cinémathèque de Vendée. Celle-ci, à son tour en fera dépôt. 

Au moment du dépôt (ou du don) plusieurs documents seront à compléter. Ils permettront d'identifier vos films et leur contenu, de déterminer l'usage que vous en autorisez et d'en préciser les modalités de gestion en cas d'éventuelle cession de droit d'utilisation d'images..

Les films sont conservés dans un local dédié des Archives Départementales de Vendée. Sa température, son hygrométrie et sa ventilation sont contrôlées pour assurer les meilleures conditions de conservation des films en fonction des préconisations en vigueur.

Après dépôt et enregistrement les films sont cotés et placés en attente de numérisation.

Avant la numérisation un premier contrôle permet de vérifier leur état (collures, perforations, poussière, etc.). Les travaux de nettoyage et de restauration nécessaires sont entrepris. 

Le film est ensuite numérisé et archivé en différents formats : DV Cam (sur bande) et MPEG4 (stockés sur un système sécurisé de disques durs).

Le cas échéant une restauration numérique est effectuée ainsi qu'un montage.

Les fichiers obtenus sont ensuite gravés sur deux DVD dont l'un avec time-code incrusté. Ces DVD sont remis au déposant contre une participation aux frais d'édition, gracieusement s'il s'agit d'un don. Le DVD avec time-code permettra au déposant ou au donateur d'indiquer avec précision les moments d'apparition de personnes et de lieux qu'il aura identifiés.

Les informations recueillies seront ensuite transférées dans une base de données qui permettra d'accéder rapidement aux images recherchées en fonction des mots clés du thésaurus des Archives Départementales de Vendée.